電話対応について

千葉市の就労移行支援事業所はRe:cafe

皆様こんにちは☆本日は電話対応に関しての投稿です

企業でも電話対応をしなくてはいけない場面もありますよね？？

そこで今日は電話対応のポイントなどもお伝えしていきます

◆電話のとり方

まずは電話がかかってきた場合のマナーです。ポイント別に見ていきましょう。

・メモを準備

相手からの用件を確実に把握するため、電話のそばにメモを用意しておきます。相手の会社名や名前、誰宛てなのか、どういう用件かなどを書き残しておきましょう。
また、聞いた内容が間違っていないか復唱することも大切です。

・とる際は3コール以内

相手を待たせすぎないためにも、3コール以内に出ることが基本とされています。「2コール以内」など、会社によって規定が設けられている場合にはそちらに従いましょう。
万が一3コール以上お待たせしてしまった場合は、電話に出てすぐに「お待たせしてしました」と付け加えます。

・「もしもし」はいわない

もしもしは申す申すの略語であり、ビジネスの場では不適切。失礼にあたりますので使用しないよう注意してください。代わる言葉である、「はい」「お電話ありがとうございます」などを使用しましょう。

・聞きづらくても「えっ？」といわない

友人同士の電話なら良いのですが、ビジネスシーンで聞き返す場合には、「恐れ入ります。少々お電話が遠いようなので、もう一度よろしいでしょうか？」が好印象。
ちなみに「お声が遠い」といってしまうと、相手を責めることになりますので注意しましょう。

・知らない相手にも「いつもお世話になっております」

聞き馴染みの無い名前や会社名であっても、基本的に「いつもお世話になっております」というのはマナーの1つです。

・明るく笑顔で

顔が見えなくても、だらしない姿勢でムスッと対応していればその雰囲気は電話口の相手にも伝わるもの。対面しているときと同様、姿勢良くハキハキと笑顔で対応しましょう。

・電話を切るのは相手が切ってから

基本的には、電話をかけた方が先に切るのがマナーです。電話をとる場合には先方が切ったのを確認したあとに切るようにしましょう

◆電話のかけ方

次は、電話をかける際のマナーです。

・メモを準備

電話に出る際と同様、相手からいわれたことを忘れないためにもメモを準備してから架電します。また、相手に伝える内容についても事前にまとめておくことが大切。
相手がスムーズに理解できるよう、相手の時間を無駄に奪わないよう注意してください。

・かける時間帯に注意

営業開始直後やお昼休み、営業終了間際の電話は避けましょう。忙しいであろう時間に電話するのは配慮に欠けた行為といえます。また、営業時間外も同様です

就労移行移行支援事業所Re:cafeでは、講義も行い。実際にロールプレイングも通して行って頂き、実践スキルアップに繋げていく取り組みをしております👍👍

是非Re:cafeで一緒に継続した就労も目指していきましょう(´ω｀*)

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