千葉市の就労移行支援事業所はRe:cafe
皆様こんにちは☆本日は【要約】に関してお伝えしていきます。
皆さんは【要約】って聞く機会がありますでしょうか…？？
私はほぼ無いような気がします(´;ω;｀)
そこで今日は【要約】に関して説明を記載してみました(^^
「要約」とは、文章のなかで要点と呼ばれる重要な部分をまとめて、短く表現することです。
文章の構成の通りに、筋道を立てて説明を行うのが「要約」です。
文章の順番を入れ替えたものは「要旨」とよばれ、「要約」ではなくなってしまうため、注意しましょう。
・要約のポイントと方法
ここからは、要約のポイントと方法をご紹介します。
「伝えたいことが相手に上手く伝えられない」
「何が言いたいの？とまた聞かれてしまった、、、」
上記のような気持ちになったことはありませんか❓❓
「要約力」が身に着いていないと、特にビジネスにおいては不利になる可能性大。顧客とのコミュニケーションやビジネス書類の書き方も要約力ひとつで変わってきます。
・ビジネスで要約力が役に立つ場面
☆顧客や上司から説明を求められたとき
ビジネスの場では、顧客や上司から説明を求められることは日常茶飯事。
そこで、相手が求めている答えをすばやく頭の中でまとめ的確に答えられる人と、要点のつかめない説明を長々してしまう人とでは、印象が大きく異なります。
上手く要約して伝えられるだけでも、「この人はわかっている」と信頼を得られるはず。時間もムダにすることなく仕事の効率化にもつながります。
☆相手の説明を聞くとき
要約力は、聞く立場になったときにも重要です。例えばプレゼンなどで相手の説明を聞いているとき、その内容をすばやく理解し要点を掴まなければ、説明についていけなくなってしまいます。
要約力がある人は話の内容を自分の中で要約し、瞬時に重要なポイントを掴めるため、理解も早いのです。この時点で、要約力がある人とない人で大きく差がついてしまうでしょう。
※要約のやり方
Step1：全体像を把握する
上手に要約するためにも、自分が伝えたい内容の全体像を把握することが大切。文章にしてみると全体像が見えてきやすいので、まずは思う通りのこと・伝えたいことを、要約を気にせず一度文章に書きだしてみましょう。
Step2：全体の中の重要なポイントをピックアップする
全体像が見えたら、重点的に伝えたい部分をピックアップし、その部分を色付けして見やすくします。ピックアップする際は、以下の5W1Hを重要視しましょう。
「When：いつ」
「Where：どこで」
「Who：だれが」
「What：何を」
「Why：なぜ」
「How：どのように」
このとき何のために伝えるのかを考えると、ピックアップすべきポイントも見えてきやすいでしょう。必要であれば「誰に対して」「どのくらいかけて」も加えてピックアップします。
Step3：短い文章で整える
続いて、色付けした重要ポイントを残しながら、短い文章で整えていきます。重複している部分や具体例などはここで省いていきましょう。
▲要約するときのポイント
・1つの文章は短くする
文章で伝えるにしろ言葉で伝えるにしろ、一文一文は短くすることを心がけましょう。
「○○な理由は△△なのですが、××だと△△になることはなく、○○という問題はなくなります。」
このような長々とした文章は一文に入っている要素が多すぎて非常にわかりづらくなります。
「〇〇の理由は△△です。ただ、××だと△△にはなりません。なので、○○の問題はなくなります。」
このように、一文を短く区切るだけでも要点が伝わりやすくなるのです。
・曖昧な表現は避ける
「～だと思うのですが」「多分～です」といった曖昧な表現は避けましょう。内容がぼやけ、何を伝えたいのかわかりにくくなってしまいます。
不確かなことを伝えるときは、「これは憶測ですが」「あくまで想定ですが」など前置きしましょう。そうすることで要点と区別しやすくなります。
☆まとめ
要約力は、話し手になるときも聞き手になるときも有効な能力。要約のコツを掴んで要約力を身に付けることができれば、ビジネスは一気に効率化できます。
知的な話し方ができるようになるので、印象もアップするでしょう。要約力を鍛えてビジネス&プライベートの充実を目指してみてはいかがでしょうか。
Re:cafeでは、様々な企業で経験を積んできた職員がおります。その経験も含めて講義も行っております。
Re:cafeで講義を受けることで、ビジネスマナーやコミュニケーション他も学ぶことが出来ます👍👍
是非一度ご見学・お問い合わせお待ちしております(´ω｀*)
電話：043-310-3085
メール：info@atmrecafe.com
（対応時間：平日9時～17時）