千葉市の就労移行支援事業所はRe:cafe
皆様こんにちは☆就労移行支援事業所Re:cafeです。今回は時間管理に関してお伝えしていきます。
私自身の経験として学生時代に５分前行動など先生から言われていました(￣▽￣)
当時は何故だろうと疑問に思っておりました。そういった学生時代の経験もあるのではないでしょうか…
なぜ、時間管理が必要なのでしょうか？
時間は有限です。仕事に使える時間も限りがあります。
日々行う仕事の内容は、同じことの繰り返しだけではなく、多様化、複雑化しています。
また、仕事は一人で完結するものではありません。多くの人と連携して進めることで、一人で行う以上の成果が期待できますが、多くの人が関われば関わるほど、不確実性が増大します。
また、サイクルが長い仕事を複数抱えていて、それらを並行して進めていかなければならないこともよくあります。
このように、限られた時間のなかで、仕事を進めていくうえで、時間管理は必要不可欠なのです。
また、仕事は進め方次第で、生産性や効率が変わります。
つまり、時間管理次第で、残業時間や仕事の成果がちがってくるのです。
時間管理には３つの要素があります。
１つ目は、スケジュール管理です。面談や会議など、時間を決めて約束したこと、つまり、アポイントメントを管理することです。
２つ目は、タスク管理です。提案書や資料の作成、事務処理など、やらなければいけないことではありますが、いつやるかは、ある程度、自分で決められるようなことです。時間的な自由さがある仕事の管理を行います。
３つ目は、時間リソース管理です。リソースは、資源という意味です。例えば、１日８時間勤務であれば、１週間に４０時間のリソースがあるということになります。限りある時間リソースの管理を行います。
ビジネスマナーとして、遅刻は絶対にしてはならないのは皆さんがご存知の通りです。
・訪問する場合は約束時間の何分前に到着すれば良い？
2、3分遅れたとしても、遅刻は遅刻。
時間にルーズな人は、ビジネスパートナーからも、クライアント様からも信用されなくなってしまいます。
ただし、到着時間が早ければ良いというものでもありません。
相手も他の仕事や、準備がある中でのアポイントになりますから、迷惑にならない配慮が必要です。目的地に到着する時間は約束の10〜15分前訪問時間は約束の3〜5分前
以上が基本的なマナーです。
・目的地には、時間にゆとりをもって到着できるようにしましょう。
交通機関の遅れ、道に迷ってしまう可能性も十分にあります。
電車が遅延してて･･･と言い訳するにはビジネスマンとしては少しお粗末ですよね。
そのような不測の事態をも考慮したスケジュール管理をするのもビジネスマナーです。しかし、リスクに備えて移動していても電車が全く動かないなどの事故は起こり得ます。その時は、遅刻しそうだとわかった段階で、先方に遅刻する旨を電話するなど早めに対処しましょう。
この時も人身事故で電車が動かず、〇〇分遅れますと、具体的にどのくらい遅れるのかまで伝えましょう。
この、〇〇分遅れますといった時間設定にも、ゆとりが必要です。例えば
15時の約束に「10分遅れます！」と伝えておきながら、到着が15時15分であった場合、2回も遅刻していることになります。伝える際にもゆとりを持って
15時の約束に「20分遅れます！」と伝えておき、到着が15時15分であれば、遅刻には変わりありませんが、前者よりは印象が下がることはなく、商談が始められます。
電車が全く動かない、交通渋滞など到着時間が全く読めない時は、適時状況を連絡し何時に到着できるのかを報告するなど、真摯に対応しましょう。
もし、電車が動かないのであれば、タクシーやバスなど他の交通機関に切り替えられるのかなど、約束の時間にできるだけ近づけて到着できるように心がけることが大切です。
まとめ
- 約束の15分前には目的地に到着する
- リスク管理もビジネスマナーの一環
- ゆとりある行動と準備を行い、心を落ち着けて商談にのぞめるスケジュール管理を行いましょう